Attestation du syndicat sur l’état de la copropriété divise

Avez-vous toutes les informations financières pour y répondre ?

Un beau matin, vous recevez une demande d’un courtier immobilier concernant une demande d’information pour la vente d’un condo en copropriété faisant partie du Syndicat de copropriété (SDC) dont vous êtes administrateur. On vous demande de remplir rapidement le formulaire DRCOP — Demande de renseignements au syndicat des copropriétaires comme vous avez l’habitude de faire, mais on vous demande également de remplir une Attestation du syndicat sur l’état de la copropriété divise cette fois-ci. Avez-vous toutes les informations financières en main pour pouvoir compléter ces deux documents ? Voici quelques trucs afin de pouvoir vous aider en 10 points.

5 FAÇONS D’AMÉLIORER SA GESTION OPÉRATIONNELLE :

1 - Maitriser votre déclaration de copropriété (DDC) et ses règlements

Plusieurs réponses se trouvent déjà dans la DDC et ses règlements, notamment :

• La période couverte par le paiement des frais de condo

• Frais additionnels pour l’usage exclusif d’une partie commune

• Règlements adoptés ou qui pourraient l’être et consignés au registre de la copropriété en outre des dispositions de la copropriété

2- Assurer l’immeuble selon la dernière évaluation du coût de reconstruction ou lettre d’indexation

Selon l’article 1073 du Code civil du Québec, le coût de reconstruction d’un immeuble géré par le SDC doit être évalué obligatoirement tous les cinq ans par un évaluateur agréé. Vous devrez fournir les informations suivantes :

• La police d’assurance

• La valeur de remplacement établie ou attestée par un professionnel compétent

• Le montant de la plus haute franchise prévue par les assurances souscrites par le syndicat

L’assureur pourrait demander une lettre d’indexation ou faire son propre calcul pour l’augmentation de la valeur entre les dates d’évaluation.

3- Faire l’étude du fonds de prévoyance avant le 14 août 2028 :

Combien doit-on budgéter pour le fonds de prévoyance ? Si aucune étude de fonds de prévoyance n’est effectuée, le minimum à contribuer est d’au moins 5 % des frais de condo en l’absence d’étude. Si une étude de fonds de prévoyance est effectuée, vous devrez indiquer la recommandation de l’étude du fonds de prévoyance quant au montant devant être disponible à ce fonds au début de l’année en cours.

En faisant votre étude du fonds de prévoyance avant la date d’entrée obligatoire, vous :

• Assurer la disponibilité d’un fournisseur

• Éviter de payer trop cher l’année où cela sera obligatoire (trop de demandes par rapport au nombre de fournisseurs disponibles)

• Déterminer un montant plus fiable de contribution au fonds de prévoyance que les montants arbitraires indiqués au Code civil du Québec qui pourraient ne pas être représentatifs de la valeur des travaux futurs.

4- Faire le carnet d’entretien avant le 14 août 2028 et un suivi des travaux :

Vous devrez indiquer les éléments suivants :

• Inspections et expertises réalisées à l’initiative du syndicat, au cours des 5 dernières années, qui ont porté sur l’état général de l’immeuble ou de l’une de ses principales composantes ;

• Réparations majeures et des remplacements effectués sur les parties communes, au cours des 5 dernières années, ainsi que la date de ces travaux et leur coût ;

Quels seront les travaux des 10 prochaines années ? Difficile de quantifier si vous n’êtes pas un ingénieur, un évaluateur agréé, un architecte ou un technologue professionnel. Ces professionnels peuvent préparer le carnet d’entretien et vous indiquer les Réparations majeures et des remplacements prévus sur les parties communes, au cours des 10 prochaines années, ainsi que la date et le coût estimés de ces travaux.

5- Documenter les procès-verbaux lors de rencontres de manière exhaustive

Plusieurs informations demandées se trouvent dans des communications, notamment :

1. Montant et date d’exigibilité des cotisations 

   1. Votées qui ne sont pas encore exigibles

   2. À prévoir
      

2. Litiges en cours auxquels est parti le syndicat et qui font l’objet d’une procédure devant un tribunal ;

   1. Procédures judiciaires

   2. Négociations ou procédures d’arbitrage en cours

   3. Mises en demeure contre le syndicat ou par lui contre un tiers ou un copropriétaire

   4. Jugements rendus en attente d’exécution
      

3. Indemnités payables aux fractions qui font l’objet de la vente
   

4. Avis transmis ou sur le point d’être transmis en contravention au vendeur entraînant des répercussions pour l’acheteur
   

5. Travaux effectués dans la partie privative qui affecte les parties communes et pour lesquels une autorisation aurait dû lui être donnée
   

6. Facteurs se rapportant à l’immeuble susceptible de façon significative d’en diminuer la valeur ou d’en augmenter les dépenses
   

7. Décisions extraordinaires sur les travaux de transformation, d’agrandissement ou d’améliorations des parties communes des deux dernières années
   

8. Sinistres ayant affecté, au cours des 5 dernières années, la partie privative faisant l’objet de la vente ou les parties communes de l’immeuble
   

9. Modifications apportées, au cours des 3 dernières années, à la déclaration de copropriété

5 FAÇONS D’AMÉLIORER SA GESTION FINANCIÈRE

1. Avoir en tout temps une comptabilité à jour
   

Plusieurs questions sont posées relativement aux frais de condos afin de déterminer s’il y a des arrérages, préparer les ajustements du mémoire de répartitions avec le notaire ou bien déterminer les coûts futurs à engager pour le futur copropriétaire.

En maintenant à jour vos livres de comptes en réconciliant les différentes opérations une fois par mois, vous serez en mesure de répondre à toutes les questions concernant les :

• Frais de condos :

  Date à laquelle les derniers ont été payés

  Montant exigé annuellement au cours des 3 dernières années

  Montant payé annuellement au cours des 3 dernières années
  

• Soldes de fonds :

  Administration (liquidités pour payer les dépenses courantes)

  Autoassurance

  Prévoyance
  

Le tout peut être préparé avec un chiffrier ou bien un logiciel comptable, compte tenu du volume de transactions et de la taille de la copropriété.

2. Préparer les informations financières selon la comptabilité par fonds
   

Les informations financières comprennent notamment le bilan, l’état des résultats et un état des dettes et créances. Vous devrez fournir le montant du surplus ou du déficit annuel des 3 derniers états financiers. Pour les besoins de la gestion interne, la comptabilité par fonds permet un meilleur contrôle sur les ressources réservées dans les états financiers à des fins précises. En présentant les soldes par fonds, cela permet de distinguer les opérations entre les différents fonds :

• Administration

• Autoassurance

• Prévoyance

• Autres fonds obligatoires selon votre DDC 

• Autres fonds constitués (ex. : imprévus)

3. Maintenir à jour les informations au Registraire des Entreprises du Québec (REQ)

Le numéro d’entreprise peut facilement être retrouvé en effectuant une recherche par nom au REQ. Vous pouvez consultez l’inscription et faire les modifications nécessaires par mise à jour annuelle ou courante (ex. : fin ou début de mandat d’un administrateur). 

Vous aurez besoin d’une pièce d’identité valide incluant la date de naissance (ex. : passeport, un permis de conduire, une carte d’assurance-maladie provinciale valide) pour faire une modification aux administrateurs.

4. Connaître sa fin d’année financière et faire ses déclarations de revenus dans les délais prescrits
   

Les SDC doivent produire annuellement des déclarations de revenus dans un délai de 6 mois après la fin de leur exercice financier, mais quelle est cette date ? Elle se trouve dans votre déclaration de copropriété ou bien vous pouvez faire le choix lors de la première année financière.

L’agence du Revenu du Québec (ARQ) peut imposer des pénalités pour non-production de 25 $ par jour, jusqu’à concurrence de 2 500 $.

Afin de remplir les déclarations de revenus, le SDC devra avoir 3 comptes :

• Numéro d’entreprise du Québec (NEQ) :      10 chiffres selon le REQ

• Numéro d’entreprise fédéral de l’ARC (NE) : 9 chiffres et RC0001

• Numéro d’identification provincial de l’ARQ (NIQ) :     10 chiffres et IC0001
  

L’inscription auprès de l’ARC et l’ARQ peut être faite en ligne par les administrateurs.

Un administrateur président, secrétaire, trésorier ou vice-président peut donner accès en ligne à Mon dossier entreprise pour l’ARC et ARQ à un représentant autorisé (ex. : Comptable professionnel agréé [CPA]) pour la préparation des déclarations de revenus si cette tâche est externalisée.

5. Préparer un budget complet réaliste

En ayant effectué l’étude du fonds de prévoyance, vous aurez déterminé le montant pour les cotisations aux fonds de prévoyance, mais quand est-il du fonds d’autoassurance et du fonds d’administration ?

Selon l’article 2 du Règlement établissant diverses mesures en matière d’assurance des copropriétés divises, le fonds d’autoassurance devait contenir le montant de la franchise la plus haute, à l’exception de celle pour tremblement de terre ou par une inondation. Si un montant est utilisé, le solde devrait être remboursé sur un maximum de deux exercices financiers, en fonction du montant utilisé.

Les dépenses du fonds d’administration peuvent être déterminées de diverses manières. Par exemple, elles peuvent être basées sur le dernier exercice si elles sont représentatives du futur, sur des soumissions obtenues ou sur des estimations des dépenses prévues pour l’exercice suivant, ou encore sur des provisions pour le futur. 

Vous devrez fournir ce budget, qui peut être accompagné d’un tableau de cotisations mensuelles pour chaque unité, pour l’année financière en cours. Cela indiquera :

• Montant mensuel des frais de condo

• Le déficit d’opération ou le surplus avec des explications
  

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CPA fiscaliste, Alexandre Martel exploite une entreprise offrant une gamme complète de services de comptabilité, de fiscalité et de services-conseils innovants pour les particuliers et les sociétés partout au Canada. En passant par la tenue de livres jusqu’aux déclarations de revenus, il allège le fardeau administratif de votre syndicat en vous aidant à prendre des décisions financières éclairées en préparant ses états financiers et son budget.