L’importance du fonds de prévoyance et du carnet d’entretien en autogestion

Par Patrick Gautreau, T.P., directeur technique- Nivoex inc. 

L’autogestion représente une formule prisée par plusieurs syndicats de copropriété qui souhaitent conserver un contrôle direct sur les opérations, les décisions et les relations avec les copropriétaires. Si ce mode de gestion présente de nombreux avantages en matière d’autonomie, il demande aussi une organisation rigoureuse, notamment sur les volets techniques et financiers. 

Dans ce contexte, deux outils s’avèrent essentiels pour assurer une gestion structurée, prévoyante et conforme à la Loi 16 : 

➡️ l’étude du fonds de prévoyance 

➡️ le carnet d’entretien 

Le fonds de prévoyance : anticiper pour mieux gérer 

L’étude du fonds de prévoyance permet d’évaluer, sur une période de 25 ans, les besoins en réparation ou en remplacement des éléments des parties communes, et de recommander des cotisations annuelles appropriées. Réalisée par un professionnel membre d’un ordre reconnu, elle est obligatoire depuis le 13 décembre 2019 pour toutes les copropriétés au Québec.  Pour les syndicats en autogestion, ce document constitue une boussole financière. Il offre une base fiable pour prévoir les travaux à venir, structurer le budget, et rassurer les copropriétaires quant à la capacité du syndicat à faire face à ses obligations à long terme. Une mise à jour est recommandée tous les cinq ans, ou lorsqu’un changement significatif survient dans l’immeuble. 

Le carnet d’entretien : un outil de suivi structurant 

Le carnet d’entretien est un document évolutif qui consigne l’historique du bâtiment, les interventions effectuées, les entretiens à venir, ainsi que les données techniques utiles à la gestion. Il joue à la fois un rôle documentaire (caractéristiques de l’immeuble, expertises, rapports) et opérationnel (échéanciers d’entretien, suivi des actions, documentation technique).   Bien structuré et mis à jour régulièrement, il devient un véritable outil de pilotage pour le conseil d’administration. Il permet de maintenir une vue d’ensemble des responsabilités, d’assurer un suivi rigoureux, et de faciliter la transition entre les administrateurs. 

Deux outils complémentaires, au service d’une gestion durable 

Ensemble, l’étude du fonds de prévoyance et le carnet d’entretien permettent aux syndicats en autogestion de structurer leur gestion de manière proactive, transparente et conforme. Ces outils favorisent une meilleure prise de décision, une planification budgétaire à long terme, et une responsabilisation partagée au sein du conseil d’administration.   Chez Nivoex, nous accompagnons les syndicats de copropriété dans la mise en place ou la mise à jour de ces deux leviers de gestion. Notre équipe d’experts propose une approche personnalisée, rigoureuse et adaptée à la réalité des immeubles résidentiels d’aujourd’hui. 

Pour toute question ou information sur nos services, consultez le www.nivoex.com 

*Sous réserve de règlements à venir